Waarom de opbouw van je offerte telt
Een offerte is vaak het eerste concrete dat een klant van je bedrijf ziet. Hij vergelijkt hem met de offertes van andere installateurs, meestal zonder dat jij erbij bent om iets toe te lichten. Een duidelijke offerte laat zien dat je de situatie begrijpt, wat je gaat doen en wat het kost. Een vage offerte roept vragen op en wordt sneller aan de kant gelegd.
Daarnaast is de offerte de basis voor alles wat volgt: de planning, de werkbon en de factuur. Wat er niet in staat, leidt later tot discussie. In dit artikel lees je hoe je een offerte opbouwt. Tips om het sneller te doen, staan in hoe maak je sneller offertes.
De opbouw van een goede offerte
- Kop: je logo, bedrijfsgegevens, offertenummer en datum.
- Klant: naam, installatieadres en contactgegevens.
- Situatie: een korte samenvatting van wat de klant wil en wat je hebt gezien of gehoord.
- Oplossing: wat je voorstelt en waarom.
- Specificatie: producten, montage, materiaal en meerwerk.
- Prijs: subtotalen, btw en totaal.
- Planning: verwachte levertijd en uitvoering.
- Voorwaarden: geldigheid, betaling, garantie en algemene voorwaarden.
- Akkoord: hoe de klant akkoord geeft.
Situatie en oplossing: laat zien dat je luistert
Begin niet direct met een productlijst. Schrijf in twee of drie zinnen wat de klant wil en wat jij voorstelt. Bijvoorbeeld: de klant wil de slaapkamer en zolder koelen, de buitenunit komt op de platte aanbouw, leidingen gaan via de buitengevel. Dat laat zien dat je de situatie begrijpt en maakt de rest van de offerte logisch.
Specificatie: concreet en vergelijkbaar
Noem merk, type en aantallen van de belangrijkste producten. Zet montage en materiaal apart, zodat de klant ziet waar de prijs uit bestaat. Dat geldt voor elke installatie:
- Airco: binnen- en buitenunits, leidingset, condensafvoer, beugels, montage
- Warmtepomp: unit, boiler of buffervat, aanpassingen aan de cv-installatie, inregelen
- Zonnepanelen: panelen, omvormer, montagesysteem, bekabeling, aanpassing meterkast
- Thuisbatterij: batterij, omvormer of koppeling, installatie en configuratie
- Laadpaal: laadpaal, bekabeling, groep in de meterkast, montage en ingebruikname
Meerwerk: benoem het vooraf
Meerwerk is de grootste bron van discussie. Benoem in de offerte wat er wel en niet is inbegrepen, en wat het kost als er iets extra nodig is. Bijvoorbeeld: inclusief vijf meter leiding, elke extra meter tegen een vast bedrag. Of: exclusief aanpassingen aan de meterkast als blijkt dat de huidige aansluiting niet volstaat.
Kun je de situatie niet goed inschatten zonder te komen kijken, maak dan een voorbehoud of plan een schouw. In Jobora plan je een schouw vanuit de offerte en pas je de offerte na het inmeten aan.
Opties en varianten
Geef de klant keuze binnen één offerte: een basisvariant en een of twee alternatieven, bijvoorbeeld een ander merk, een groter vermogen of extra onderdelen. Dat werkt beter dan drie losse offertes en voorkomt dat de klant bij elke vraag een nieuwe offerte moet afwachten.
Prijs, btw en subsidies
Vermeld prijzen exclusief en inclusief btw en maak duidelijk welk btw-tarief je toepast. Wijs klanten, waar dat speelt, op mogelijke subsidies of regelingen, maar beloof niets wat je niet zeker weet. Verwijs naar de officiële bron, zodat de klant zelf kan controleren of hij in aanmerking komt.
Voorwaarden en geldigheid
- Geldigheid: bijvoorbeeld twee tot vier weken, omdat prijzen en levertijden veranderen
- Betaling: aanbetaling, termijnen of betaling na oplevering
- Garantie: op producten en op montage
- Algemene voorwaarden: als bijlage meegestuurd
In Jobora kun je instellen dat je algemene voorwaarden automatisch met de offerte worden meegestuurd.
Akkoord en opvolging
Maak akkoord geven zo makkelijk mogelijk. Met digitaal akkoord geeft de klant online met één klik akkoord of vraagt hij om een aanpassing. Volg offertes zonder reactie na enkele werkdagen op. Een vaste opvolging is vaak het verschil tussen een gewonnen en een verloren opdracht; zie leadopvolging automatiseren.
Offertes maken in Jobora
In Jobora maak je offertes vanuit sjablonen met je huisstijl, kies je producten, montage en meerwerk uit je catalogus en verstuur je de offerte met digitale ondertekening. Voor airco en koeltechniek kan de aanvraagcalculator al een uitgewerkte offerte voor de klant maken; voor warmtepompen, zonnepanelen, thuisbatterijen en laadpalen komt die offerteflow binnenkort. Offertes zitten in elk abonnement, vanaf Starter voor €39 per maand exclusief btw. Bekijk de prijzen.
Veelgestelde vragen
Kort antwoord op wat installateurs ons vaak vragen.
Je bedrijfsgegevens, de klant en het installatieadres, een omschrijving van het werk, de producten en montage, de prijs met btw, de geldigheidsduur en je voorwaarden.
Het is aan te raden. Als producten, montage en materiaal apart staan, kan de klant beter vergelijken en is duidelijk waar de prijs uit bestaat.
Benoem in de offerte wat wel en niet is inbegrepen en wat extra werk kost, bijvoorbeeld een prijs per extra meter leiding. Leg meerwerk tijdens de klus vast op de werkbon met akkoord van de klant.
Ja. Een basisvariant met een of twee alternatieven in één offerte geeft de klant keuze en scheelt jou extra offertes.
Ontdek Jobora zelf
Gratis proefperiode van 30 dagen. Veilig betalen via iDEAL, maandelijks opzegbaar.