Planning voor installatiebedrijven met monteurs

Plannen in een installatiebedrijf is puzzelen met veel stukjes: klussen van een uur en klussen van drie dagen, monteurs met verschillende certificaten, materiaal dat wel of niet binnen is, klanten die alleen 's ochtends thuis zijn en storingen die altijd op het verkeerde moment komen. Daarbovenop komen seizoenspieken, zoals de zomer voor airco en het najaar voor verwarming.

Software helpt, maar alleen als de aanpak klopt. In dit artikel lees je hoe je een planning opzet die werkt. Waar je op let bij het kiezen van software, staat in planning software voor monteurs.

Een vaste structuur maakt plannen makkelijker en voorspelbaarder. Bijvoorbeeld:

• Grote installaties (warmtepomp, multi-split airco, zonnepanelen) op vaste dagen of als blok
• Onderhoud en lekcontroles in rondes per regio
• Elke dag een of twee uur vrij voor storingen en spoed
• Een vast moment per week om de planning voor de volgende week te maken

Je hoeft je er niet altijd aan te houden, maar het geeft een basis waar je van kunt afwijken.

Niet elke monteur kan elke klus doen. Voor werk met koudemiddel zijn certificaten nodig, een elektrische aansluiting voor een laadpaal of thuisbatterij vraagt andere kennis dan een warmtepomp. Leg per monteur vast wat hij mag en kan, zodat je bij het plannen direct de juiste persoon kiest. In Jobora bewaak je certificaten per monteur met keurmerken en certificering.

Een monteur die bij de klant staat en merkt dat er een onderdeel ontbreekt, kost een halve dag en een tweede rit. Controleer bij het inplannen of het materiaal binnen is of op tijd geleverd wordt. Maak vanuit een goedgekeurde offerte direct een bestelbon voor je leverancier, en houd met voorraadbeheer bij wat er in het magazijn en in de bussen ligt.

Storingen zijn niet te plannen, maar je kunt er wel ruimte voor maken. Reserveer elke dag of week een vast blok. Wordt het niet gebruikt, vul het dan op met kleinere klussen die makkelijk te verschuiven zijn, zoals een onderhoudsbeurt dichtbij. Spreek ook af wie beslist over het omgooien van de planning en hoe de monteur en klant worden geïnformeerd.

Onderhoud is ideaal om slim te plannen, omdat het geen spoed heeft. Groepeer klanten per postcodegebied en plan ze op dezelfde dag. Leg onderhoud bij voorkeur in rustigere periodes. Met automatische herinneringen vanuit je onderhoudsbeheer weet je ruim van tevoren welke klanten aan de beurt zijn.

• Stuur de klant een afspraakbevestiging en een herinnering kort vooraf.
• Geef de monteur alle informatie in de app: adres, contactpersoon, wat er moet gebeuren, historie van de installatie.
• Wijzigingen gaan via het systeem, niet alleen via de telefoon.
• Laat de monteur de klus afronden met een werkbon, zodat kantoor direct weet dat hij klaar is.

Veel installateurs hebben naast de bedrijfsplanning ook een eigen agenda voor afspraken met leveranciers, schouwen of privé. Als die agenda's niet gekoppeld zijn, plan je dubbel. Met agenda-synchronisatie worden afspraken uit je Google- of Outlook-agenda als bezet zichtbaar in de planning.

Kijk elke maand naar een paar cijfers: hoeveel uur zijn monteurs declarabel bij klanten, hoe vaak moest er een tweede rit worden gemaakt en hoe lang duurt het van akkoord tot uitvoering? Met rapportages zie je onder andere de bezetting per monteur. Kleine verbeteringen in planning leveren over een jaar veel extra uren op.

In Jobora plan je in een dag-, week- of maandoverzicht met slepen en neerzetten, wijs je monteurs en type afspraak toe en krijg je een waarschuwing bij conflicten. Klant en monteur krijgen automatisch een bevestiging. De monteur ziet zijn dag in de monteursapp en rondt af met een werkbon die direct naar de factuur gaat.

Planning en monteursapp zitten in het Professional-abonnement (€199 per maand excl. btw, 3 gebruikers). Werk je met meerdere teams, dan heeft Premium (€485 per maand) onbeperkt gebruikers. Zie prijzen of vraag een demo aan.