Software voor installatiebedrijven: waar let je op?

Er is veel software voor installatiebedrijven, van uitgebreide ERP-pakketten tot losse apps voor werkbonnen of planning. Op websites lijken ze allemaal op elkaar: iedereen belooft minder administratie en meer overzicht. Toch kan het verschil in de praktijk groot zijn. Een pakket dat niet past bij hoe je werkt, wordt na een paar maanden half gebruikt, en dan heb je er twee systemen bij in plaats van één.

Dit artikel helpt je om gestructureerd te kiezen. Het geldt voor installatiebedrijven in airco en koeltechniek, warmtepompen, zonnepanelen, thuisbatterijen, laadpalen en vergelijkbare vakgebieden.

Voordat je pakketten gaat vergelijken, schrijf je op hoe een klus bij jou verloopt. Meestal ziet dat er zo uit:

1. Aanvraag (website, telefoon, mail, vergelijkingssite)
2. Contact en eventueel een schouw
3. Offerte en opvolging
4. Akkoord en materiaal bestellen
5. Planning van monteurs
6. Uitvoering en werkbon
7. Factuur en betaling
8. Onderhoud, service en garantie

Markeer bij elke stap waar het nu knelt. Daar moet de software in elk geval goed in zijn. Een bedrijf dat aanvragen laat liggen, heeft andere prioriteiten dan een bedrijf waar de werkbonnen pas na twee weken op kantoor komen.

Algemene CRM- of projectsoftware is vaak gemaakt voor kantoorwerk. Een installatiebedrijf heeft andere behoeften: offertes met producten, montage en meerwerk; installaties gekoppeld aan een adres; monteurs die buiten werken; en onderhoud dat elk jaar terugkomt. Vraag bij elk pakket door hoe het omgaat met installaties en onderhoud, niet alleen met klanten en deals.

Een aircobedrijf heeft F-gassenregistratie nodig, een zonnepaneleninstallateur werkt met legplannen en opbrengst, een laadpaalinstallateur met de meterkast en aansluitwaarde. Vraag concreet wat de software voor jouw vakgebied kan en wat nog op de planning staat. Laat je niet verleiden door beloftes over functies die er nog niet zijn.

De beste kantoorsoftware is weinig waard als de monteurs buiten nog op papier werken. Test de monteursapp met je eigen monteurs: is hij snel, duidelijk en werkt hij op hun telefoon? Kunnen ze foto's maken, materiaal invullen en de klant laten tekenen? Zie ook werkbon app voor monteurs.

De grootste tijdwinst zit in koppelingen tussen de stappen: van aanvraag naar offerte, van offerte naar planning, van werkbon naar factuur. Als je gegevens tussen modules moet overtypen, verlies je een groot deel van het voordeel. Kijk ook naar externe koppelingen: je boekhoudpakket, online betalen en je agenda.

Let niet alleen op het maandbedrag, maar ook op:

• Het aantal gebruikers dat inbegrepen is
• Limieten op aanvragen, offertes of facturen
• Kosten voor extra modules of koppelingen
• Eenmalige implementatie- of setupkosten
• De opzegtermijn en contractduur
• Of je het eerst gratis kunt proberen

Een lage instapprijs met veel betaalde extra's kan uiteindelijk duurder zijn dan een pakket waarin alles zit. Een lang contract is een risico als het pakket tegenvalt.

Hoe krijg je je bestaande klanten en producten in het systeem? Kun je ze importeren uit Excel of CSV? En andersom: kun je je gegevens exporteren als je ooit weer wilt overstappen? Je klantgegevens zijn van jou.

1. Maak een shortlist van twee of drie pakketten die passen bij je vakgebied en grootte.
2. Vraag een demo aan en laat een echte klus van begin tot eind zien.
3. Gebruik de proefperiode met echte klanten, niet alleen met testdata.
4. Laat minimaal één monteur de app in de praktijk gebruiken.
5. Vraag je boekhouder naar de koppeling met je boekhoudpakket.
6. Beslis op basis van je knelpunten, niet op basis van de langste functielijst.

• Aanvragen komen automatisch binnen vanaf je website
• Offertes met sjablonen, productcatalogus en digitaal akkoord
• Planning met dag-, week- en maandoverzicht
• Monteursapp met werkbon, foto's en handtekening
• Factuur direct vanuit de werkbon
• Onderhoud en contracten per installatie
• Koppeling met je boekhouding en online betalen
• Import van bestaande klanten en producten
• Maandelijks opzegbaar met proefperiode

Jobora is software voor installatiebedrijven die aanvragen, offertes, planning, werkbonnen, facturen en onderhoud in één systeem samenbrengt, met een monteursapp voor buiten.

Jobora is vandaag volledig ingericht voor airco en koeltechniek, inclusief calculator en F-gassenregistratie. Voor warmtepompen, zonnepanelen, thuisbatterijen en laadpalen komen de calculator en offerteflow binnenkort; de algemene onderdelen zoals CRM, planning, werkbonnen en facturen zijn niet aan één branche gebonden.

Jobora koppelt met Exact Online en Moneybird voor de boekhouding, met Mollie voor online betalen, met je Google- of Outlook-agenda en met Google Reviews. Zie koppelingen. De abonnementen kosten €39 (Starter), €199 (Professional) of €485 (Premium) per maand exclusief btw, zijn maandelijks opzegbaar en je kunt 30 dagen gratis proberen. Bekijk prijzen, voor wie Jobora is of vraag een demo aan.