Digitale werkbon: zo stap je over van papier

Papieren werkbonnen kosten tijd op drie momenten: bij het invullen, bij het inleveren en bij het verwerken op kantoor. Ze raken kwijt, zijn soms onleesbaar en komen vaak pas dagen na de klus binnen. Daardoor wordt er later gefactureerd en ontstaat er discussie over wat er precies is gedaan.

Met een digitale werkbon wordt het werk vastgelegd op het moment dat het gebeurt, inclusief foto's en de handtekening van de klant, en is alles direct zichtbaar voor kantoor. De voordelen op een rij lees je in 10 voordelen van digitale werkbonnen. In dit artikel gaat het om het hoe: zo stap je over zonder dat je bedrijf een maand stilligt.

Pak een stapel recente papieren werkbonnen en kijk wat erop staat en wat er vaak ontbreekt. Welke velden vullen monteurs altijd in? Welke nooit? Waar moet kantoor achteraan bellen? Dit is de basis voor je digitale werkbon.

Maak onderscheid tussen soorten klussen. Een installatie van een warmtepomp of airco vraagt andere informatie dan een onderhoudsbeurt, een storing of een laadpaalinstallatie.

Maak per type klus een checklist met alleen de stappen en velden die echt nodig zijn. Een voorbeeld voor een onderhoudsbeurt:

• Visuele inspectie binnen- en buitenunit
• Filters gereinigd of vervangen
• Condensafvoer gecontroleerd
• Werking en meetwaarden gecontroleerd
• Foto's van de installatie na afloop
• Opmerkingen en advies voor de klant
• Handtekening klant

Begin liever met een te korte dan met een te lange checklist. Je kunt altijd velden toevoegen als blijkt dat er iets ontbreekt. In Jobora maak je werkbon-checklists per type installatie.

Een digitale werkbon werkt het best als klantgegevens en materialen al in het systeem staan. Dan kiest de monteur uit een lijst in plaats van te typen. Importeer je klanten en producten uit Excel of CSV voordat je begint. Ook je voorraad per bus kun je klaarzetten met voorraadbeheer.

De overstap slaagt of mislukt bij de monteurs. Zo vergroot je de kans op succes:

1. Leg uit waarom je overstapt en wat het hen oplevert: geen bonnen meer inleveren, alle klantinformatie op zak.
2. Laat één of twee monteurs eerst een week testen en vraag om hun feedback.
3. Pas de checklists aan op basis van hun ervaring.
4. Geef een korte uitleg aan het hele team, het liefst in de bus of op locatie, niet in een vergaderzaal.
5. Spreek af dat de werkbon bij de klant wordt afgerond.

Verwacht niet dat het de eerste week perfect gaat. Na een paar weken is het meestal een gewoonte.

De echte winst ontstaat als de digitale werkbon niet op zichzelf staat. Als de klus uit de planning komt, staan klant en opdracht al op de werkbon. En als de werkbon wordt afgerond, kan de factuur direct klaarstaan. Lees meer in van werkbon naar factuur.

Een korte overgangsperiode is prima, maar houd die kort. Zolang papier nog mag, zullen sommige monteurs het blijven gebruiken. Spreek een datum af waarop de papieren bonnen uit de bus gaan. Houd alleen voor noodgevallen nog een paar papieren exemplaren achter de hand en voer die dezelfde dag digitaal in.

• Het kost meer tijd. In het begin misschien, maar het inleveren en nabellen verdwijnt. Houd de checklists kort.
• Mijn telefoon is te klein. Een tablet in de bus kan een oplossing zijn; de app werkt op beide.
• Wat als er geen bereik is? Bespreek dit vooraf. In Jobora is in basis een internetverbinding nodig; volledige offline-synchronisatie staat gepland.
• Kantoor gaat me controleren. Leg uit dat het om overzicht en sneller factureren gaat, niet om controle.

In Jobora rondt de monteur de klus af in de monteursapp met checklist, foto's, materiaal, meerwerk en handtekening. De werkbon is gekoppeld aan planning en factuur. Voor aircobedrijven wordt koudemiddel op de werkbon direct in het F-gassenlogboek gezet. Planning, werkbonnen en monteursapp zitten in het Professional-abonnement van €199 per maand exclusief btw. Bekijk de uitlegvideo's, de prijzen of vraag een demo aan.