Van werkbon naar factuur: sneller betaald worden

In veel installatiebedrijven zit er dagen of weken tussen het afronden van een klus en het versturen van de factuur. De werkbon moet eerst naar kantoor, iemand moet de uren en materialen uitwerken, de factuur wordt gemaakt en daarna nog in de boekhouding gezet. Elke dag vertraging is een dag later betaald.

Daarbij komt: hoe langer na de klus je factureert, hoe minder de klant het werk nog voor ogen heeft. Vragen over de factuur komen dan vaker, en betalingen worden uitgesteld.

1. De monteur rondt de klus af met een digitale werkbon: uren, materialen, meerwerk, foto's en handtekening.
2. De factuur wordt op basis van de werkbon aangemaakt, zonder overtypen.
3. Kantoor controleert de factuur kort en verstuurt hem dezelfde dag, of hij gaat automatisch.
4. De klant ontvangt de factuur met een betaallink en betaalt direct online.
5. Betaalt de klant niet, dan gaat er automatisch een herinnering.
6. De factuur en betaling staan automatisch in je boekhouding.

Een snelle factuur begint met een complete werkbon. Als uren, materialen en meerwerk volledig zijn vastgelegd, hoeft kantoor niets uit te zoeken. Gebruik checklists en kies materialen uit een lijst, zodat er niets wordt vergeten. Leg meerwerk vast met akkoord van de klant, zodat er achteraf geen discussie ontstaat. Meer in digitale werkbon: zo stap je over.

Als werkbon en factuur in hetzelfde systeem zitten, wordt de factuur aangemaakt met de gegevens van de werkbon en de afgesproken prijzen uit de offerte. Bij vaste-prijsklussen is het de offerteprijs plus eventueel meerwerk; bij regiewerk de geregistreerde uren en materialen.

Spreek af wie facturen controleert en wanneer. Een vaste regel als: elke werkbon die vandaag is afgerond, is vandaag gefactureerd, werkt goed.

Een betaallink op de factuur verlaagt de drempel om direct te betalen. De klant klikt, betaalt met iDEAL of een andere methode en klaar. Grote installaties kun je factureren in termijnen, bijvoorbeeld een aanbetaling bij akkoord en het restant na oplevering.

Betalingsherinneringen versturen is werk dat niemand leuk vindt. Laat het systeem het doen: een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, en een tweede als er nog steeds niet is betaald. Jij hoeft alleen nog in te grijpen bij de uitzonderingen.

Als facturen en betalingen automatisch in je boekhoudpakket komen, hoef je niets dubbel in te voeren en heeft je boekhouder altijd een actueel beeld. Lees meer in boekhouding koppelen aan installatiesoftware.

Met een complete digitale werkbon heb je de feiten bij de hand: wanneer de monteur er was, wat er is gedaan, welk materiaal is gebruikt, foto's van het resultaat en de handtekening van de klant. Stuur bij vragen de werkbon mee. Vaak is de discussie dan snel voorbij. Blijkt er toch iets niet te kloppen, pas de factuur dan direct aan of maak een creditfactuur, zodat de rest van het bedrag wel betaald kan worden.

• Werkbon wordt bij de klant afgerond, inclusief handtekening
• Factuur wordt dezelfde dag verstuurd
• Factuur bevat een duidelijke omschrijving en verwijst naar de werkbon
• Betaallink in de factuur
• Duidelijke betalingstermijn
• Automatische herinneringen
• Aanbetaling of termijnen bij grote projecten
• Koppeling met de boekhouding

In Jobora maak je van een afgeronde werkbon met één klik een factuur, met betaalstatus en herinneringen. Klanten betalen online via Mollie. Met de boekhoudkoppeling gaan facturen naar Exact Online of Moneybird.

Van werkbon direct naar factuur zit in het Professional-abonnement (€199 per maand exclusief btw); de boekhoudkoppeling zit in Premium (€485 per maand). Alle abonnementen zijn maandelijks opzegbaar en 30 dagen gratis te proberen. Zie prijzen en koppelingen.